La Villa Gillet
La Villa Gillet
8 décembre 2013 - Auteur :

La Villa Gillet

Source : FileMaker Inc.

La Villa Gillet, institution culturelle basée à Lyon, a choisi de bénéficier des nouvelles fonctionnalités de FileMaker Pro et de FileMaker Go pour iPad pour faire évoluer sa gestion quotidienne : organisation d’événements et optimisation de la gestion des contacts.

Problématique

La Villa Gillet est une institution culturelle lyonnaise qui rassemble toutes les formes de culture : littérature, sciences humaines, politique et sociale, histoire, arts contemporains, etc. Tout au long de l’année, la Villa Gillet réunit divers artistes, écrivains, romanciers et chercheurs du monde entier, à l’occasion de rencontres publiques.

Pendant plusieurs années, la Villa Gillet disposait d’une petite base de données FileMaker très simple pour la gestion des contacts, et gérait l’ensemble des informations liées aux événements sur papier ou via des logiciels de traitement de texte ou de tableur.

Les développements réalisés via FileMaker Go nous ont permis de bénéficier d’une utilisation à la fois nouvelle et différente de nos données

Afin de faire évoluer d’avantage son utilisation de FileMaker, la Villa Gillet a fait appel à la société 1-more-thing, membre de la FileMaker Business Alliance : « J’ai proposé à la Villa Gillet de développer leur base de données FileMaker existante, tout en imaginant déjà les différentes possibilités d’extensions », raconte Martial Le Boulch, développeur 1-more-thing.

Solution mise en place

Et ce que Martial Le Boulch avait imaginé au début de son développement a été rendu possible grâce aux nouvelles fonctionnalités de FileMaker Pro et à FileMaker Go pour iPad : « Les développements de FileMaker réalisés par Monsieur Le Boulch nous ont permis de bénéficier d’une utilisation à la fois nouvelle et différente de nos données. Nous utilisons désormais FileMaker Go pour gérer l’organisation de nos événements et pour l’optimisation de notre base de contacts. », explique Bénédicte Geslin, chargée d’accueil et de billetterie à la Villa Gillet.

FileMaker Go pour l’organisation des événements

« Lorsqu’un événement est programmé par la Villa Gillet, nous créons une nouvelle fiche événement sur FileMaker et y associons des modérateurs ou tout autre intervenant lié à cet événement », explique Bénédicte Geslin.

Afin de faciliter l’inscription à un événement et l’accueil du public, M. Le Boulch a mis en place un système d’accès sécurisé sur le site Internet de la Villa Gillet. « Je me suis servi des capacités PHP de FileMaker pour créer un identifiant et un mot de passe à tous les contacts présents dans la base FileMaker. Une fois envoyés par email, ses codes leur permettent de s’inscrire plus facilement et plus rapidement aux événements de leur choix, et de mettre à jour directement leurs coordonnées, sans avoir à contacter le secrétariat de la Villa Gillet », explique-t-il. « Lorsqu’une personne s’inscrit à un événement, sa fiche est instantanément créée ou mise à jour sur la base FileMaker et son inscription est automatiquement prise en compte ».

FileMaker, c’est notre bible !
C’est un outil vraiment fonctionnel
qui est devenu indispensable pour nous.
Aujourd’hui, il nous rend de nombreux services !

Le soir de l’événement, les membres de l’équipe de la Villa Gillet dispose d’iPad équipés de FileMaker Go pour gérer l’accueil du public. Tous les noms des personnes attendues s’affichent sous forme de liste, ainsi le nombre de présents et d’absents est instantanément visible. « Lorsque une personne attendue arrive, un simple clic sur son nom permet d’enregistrer sa présence et de générer un historique ainsi que toutes sortes d’informations qui seront utiles au suivi de l’événement », ajoute Mme Geslin.

Un outil statistique a été mis en place afin d’avoir un bilan complet post événement : nombre de participants versus nombre d’inscrits en fonction du lieu géographique par exemple. Ces informations permettent notamment à Bénédicte Geslin de réaliser un rapport évaluant la fidélité du public.

Elle ajoute : « FileMaker nous permet également de pouvoir répondre à un besoin particulièrement contraignant qui est celui de la gestion de la tarification des événements. En effet, la tarification diffère d’un événement à l’autre et est en fonction du statut de la personne : tarif payant standard, entrée gratuite, invitation, tarif réduit, etc. Avec FileMaker, c’est maintenant beaucoup plus simple puisque toutes les informations nécessaires sont regroupées en un seul endroit et le tarif s’ajuste automatiquement en fonction des champs renseignés ».

FileMaker Go pour la gestion des contacts

« La base de données FileMaker mise à jour pour optimiser la gestion des contacts regroupe désormais tous nos contacts de façon centralisée, qu’ils soient des partenaires, des clients, des intervenants, etc. Nous pouvons ainsi leur envoyer plus facilement toutes les communications de la Villa Gillet », explique Mme Geslin, qui utilise FileMaker pour envoyer des milliers d’emails, des relais invitations et des newsletters, et ce de façon ciblée.

« Grâce à FileMaker Go, nous avons accès à toutes les informations relatives à un contact dès que nous en avons besoin ! », poursuit-elle.

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